Le notaire en charge d'une succession dispose, en général, d'un délai de 6 mois pour traiter le dossier (il s'agit d'ailleurs du délai maximum imposé aux héritiers pour payer les droits de succession).

En l'absence d'indication précise sur le détail des biens du défunt, le notaire évaluera l'actif de la succession sur la base des documents transmis par les héritiers (titres de propriété, relevés bancaires, livrets d'épargne, factures, taxe foncière etc...).

Dans de nombreux cas, c'est donc les héritiers du défunt qui informent le notaire du contenu de la succession.

De nouvelles difficultés:

La famille française d'aujourd'hui, n'a plus rien à voir avec celle du début du XX ème siècle. Elle est beaucoup plus morcelée, dispercée et bien souvent recomposée. Le défunt, de son vivant, vit de moins en moins au contact direct de ses héritiers. Ces derniers, n'ont donc bien souvent par une vision complète du patrimoine du défunt, même en ce qui concerne le patrimoine immobilier.

Au moment de régler la succession, il arrive parfois, que les héritiers ne soient pas en mesure de lister précisément le patrimoine immobilier du défunt. Avec le risque ...

L'article 2 du Décret n° 2008-1055 du 10 octobre 2008 modifiant les règles relatives à l'archivage des documents déposés et produits dans les conservations des hypothèques prévoit que :

« Les documents déposés dans les conservations des hypothèques depuis plus de cinquante ans ainsi que ceux produits pour leur exploitation sont versés aux services départementaux d'archives dans les conditions prévues par l'article 10 du décret n° 55-22 du 4 janvier 1955 portant réforme de la publicité foncière. »

Ainsi, passé le délai de cinquante ans, la recherche de copie d'acte ne doit plus se faire auprès de la publicité foncière (ex conservation des hypothèques) mais auprès des archives départementales.

Nous allons voir en détail le processus pour identifier et obtenir la copie d'un acte ancien.

Préambule : Quels éléments devez-vous détenir pour faire cette recherche ?

Afin de débuter votre recherche, il convient d'être en possession des éléments suivants :

   - nom

   - prénoms

   - département (localisation du bien)

   - commune (localisation du bien)

   - ...

Le service de la publicité foncière (ancienne conservation des hypothèques) est un outil essentiel dans la gestion de l’information foncière par l’état français.

L’état hypothécaire se présente sous forme de fiche / tableau que l’on peut décomposer en trois grandes parties (cf illustration ci-dessous). Nous allons voir dans le détail ce que contiennent ces différentes parties.

1) Désignation de l’immeuble :

Dans la désignation de l’immeuble, on retrouve un rapide descriptif du bien immobilier (villa, appartement, terrain etc…), ainsi que le numéro de lot et les tantièmes de copropriétés dans le cas d’un bien en copropriété.

Si la demande a été faite sur une parcelle accueillant  un lotissement ou une copropriété, il sera détaillé le nombre de lots et les informations sur les différents lots (bâtiment, étage, escalier, nature du lot, tantièmes etc…).

2) Mutation / Servitudes actives :

Vous retrouvez ici le détail de chaque vente, donation, création de servitude etc… ayant affecté le bien immobilier.

Dans cette partie, le prix d’acquisition est indiqué ainsi que la date d’acquisition. Dans le cadre d’une donation, il sera indiqué le montant de l’évaluation du bien. Vous trouvez aussi les éléments relatifs à l’identité des participants à l’acte (vendeur, acquéreur, ...