externalisation de la compta

Publié le 13/12/2020 Vu 985 fois 19 Par
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11/12/2020 18:50

bonjour

Gestion du syndic la comptabilité de la copropriété

Le syndic peut-il externaliser la comptabilité du syndicat sans son accord

il faut un vote en AG certainement

quels sont les sanctions , en cas de non respect

cordialement

Modérateur

11/12/2020 20:13

bonjour,

je ne vois pas pourquoi un syndic ne pourrait pas demander à un organisme extérieur de faire la comptabilité d'une copropriété toujours sous la responsabilité du syndic.

d'ailleurs, je pense que cela doit exister sans le syndicat des copropriétaires le sache.

salutations

11/12/2020 20:17

Bonjour,

La reddition des comptes du syndicat est une responsabilité du syndic et il ne peut s'en décharger. Mais rien ne lui interdit de se faire assister et d'externaliser la comptabilité.

Pour un syndic non professionnel mal à l'aise avec la comptabilité, c'est même préférable. En ce cas, il faut évidemment que le coût de l'externalisation soit prévu au budget.

Les syndics professionnels tiennent généralement les comptes eux-mêmes mais il est fréquent qu'ils externalisent les bulletins de paie des salariés. Ils s'organisent comme ils l'entendent.

12/12/2020 12:18

Bonjour,

Ce qui me pose problème c'est l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 :


II. - Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé :

IV. - Seul responsable de sa gestion, il ne peut se faire substituer. L'assemblée générale peut seule autoriser, à la majorité prévue par l'article 25, une délégation de pouvoir à une fin déterminée.



Ainsi que l'article 2 de l'arrêté du 14 mars 2005 :


Le syndic tient le livre journal et le grand livre des comptes du syndicat.


Si je fais le parallèle avec l'externalisation des archives prévue au même article 18 :

- d'assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires. La décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic ;
... je me demande s'il ne faut pas l'autorisation du syndicat prise en AG comme pour les archives, sauf que le législateur a permis cette entorse uniquement pour les archives et non pas pour la comptabilité ; et l'arrêté semblerait impératif « Le syndic tient… »

Cdt.
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« Les réponses apportées aux questions devront, dans la mesure du possible, indiquer le fondement juridique (article de loi, référence de la décision etc.) » étant notre engagement en tant que bénévoles, signifierait, par respect pour ceux qui posent correctement une question de leur répondre le plus possible avec concision et sans suffisance, et que de simples avis non étayés peuvent être constatés et dénoncés par des réponses contraires indiquant le(s) fondement(s) juridique(s) et que ces interventions non étayées ne peuvent être que les œuvres de trolls.

12/12/2020 13:11

Le syndic doit obtenir l'autorisation de l'assemblée générale pour faire conserver les archives du syndicat par une entreprise extérieure aux frais du syndicat. Mais il n'a besoin d'aucune autorisation pour confier à ses frais (aux frais du syndic) cette conservation à une entreprise spécialisée avec laquelle le syndicat n'a aucun lien contractuel. Il n'y a pas de lien de subordination entre le syndic et le syndicat. Le syndic s'organise comme il l'entend. Le syndicat n'a pas de droit de regard sur l'organisation du travail du syndic sauf dans le cas où le syndicat a adopté la forme coopérative.

Le recours à un prestataire externe, que le syndicat n'a pas à connaître, n'est pas une délégation de pouvoir.

12/12/2020 13:54

Bonjour je vous remercie pour les différentes réponses à ma question et je tiens à remercier



beatles qui explique au mieux la situation en cas d'externalisation de la comptabilite
cela confirme mes connaissances : seul responsable de sa gestion, il ne peut se faire substituer. surtout quand il s'agit des comptes de la copropriété, en ce qui concerne les archives il peut effectuer les externaliser et les transférer dans une entreprise de stockage, les couts sont à la charge du syndic dans ce cas

cordialement

12/12/2020 14:00


Bonjour Réponse à
youris


L'externalisation de la comptabilité existe effectivement sans que le syndicat des copropriétés en soit informé
Cela a été le cas dans notre copropriété car le cabinet proposé par le gérant d'une SCI plus de 4000 tantièmes est un petit syndic en regardant sur le net composé de 3 personnes uniquement
donc faire traiter la comptabité par un organisme extérieur est moins couteux en charges salariales congés et ancienneté et arret pour maladie en plus en logiciels
mais il faut l'autorisation du syndicat pour se faire substituer

cordialement

12/12/2020 14:26

« À une fin déterminée » signifiant pour une raison précise, ce qui équivaudrait que pour les comptes le syndic ne serait pas capable de les tenir.

En complément à l’article 18…

Article 17 :

Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical.
Article 21 :

Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.
Article 26 du décret :

Le conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution.
Article 29 du décret :


Le contrat de mandat du syndic fixe sa durée et précise ses dates calendaires de prise d'effet et d'échéance, ainsi que les éléments de détermination de la rémunération du syndic. Il détermine les conditions d'exécution de la mission de ce dernier en conformité avec les dispositions des articles 14 et 18 de la loi du 10 juillet 1965.

Le contrat type de syndic prévu au troisième alinéa de l'article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée est celui figurant en annexe 1 du présent décret.


Article 35-1 du décret :

L'assemblée générale décide, s'il y a lieu, du placement des fonds recueillis et de l'affectation des intérêts produits par ce placement.
Ce qui précède uniquement pour le droit de regard que le syndicat, par l’intermédiaire du conseil syndical, a sur le syndic.

Pour l’autorisation d’externaliser les archives il se trouve que d’autres, qui sont directement concernés, ont une lecture plus raisonnable que la vôtre :


Lorsque la majorité du Syndicat des Copropriétaires valide cette solution, celui-ci prend alors à sa charge le coût de la prestation. La gestion des archives lui sera alors facturée mais aucune rémunération particulière ne pourra être exigée par le syndic.

« Le coût de la prestation est entièrement forfaitisé et inclus des réapprovisionnements annuels. Les archives restent à la disposition du Syndic qui peut à tout moment demander la livraison de documents ou effectuer leur consultation directement en ligne, dans le cas d’une prestation de numérisation », précise Nicolas Blanc, Directeur des ventes chez Pro Archives.


La décision d'externaliser est prise par le syndicat propriétaire des archives !
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« Les réponses apportées aux questions devront, dans la mesure du possible, indiquer le fondement juridique (article de loi, référence de la décision etc.) » étant notre engagement en tant que bénévoles, signifierait, par respect pour ceux qui posent correctement une question de leur répondre le plus possible avec concision et sans suffisance, et que de simples avis non étayés peuvent être constatés et dénoncés par des réponses contraires indiquant le(s) fondement(s) juridique(s) et que ces interventions non étayées ne peuvent être que les œuvres de trolls.

12/12/2020 15:04

Qu'entendez-vous par : " se faire substituer " ?

Si le syndic vous dit : "pour la comptabilité, voyez avec le cabinet X", il se fait susbtituer.

Mais si les copropriétaires n'ont jamais comme interlocuteurs que les seuls préposés du syndic, il n'y a pas subtitution, même si une partie des tâches qui sont de la responsabilité du syndic sont effectivement accomplies par des personnes extérieures à l'entreprise détentrice du mandat de syndic. Ce qui compte est que le travail soit fait et que le syndic en porte la pleine responsbilité. De toute façon, le recours à du personnel extérieur est impossible à prouver.

12/12/2020 15:35

bonjour

En réponse j'ai effectivement une preuve que le syndic a eu recours à un cabinet comptable un document établi de ce part précisant le calcul des congés pour un salarié à temps partiel chargé du nettoyage des parties communes

En tant que syndic et employeur ce document prouve qu'il est incompétent dans ce domaine

Cordialement

12/12/2020 15:55

Le syndicat choisit son syndic en toute liberté. Il peut très bien estimer que, vu l’importance de la copropriété, il ne faut pas donner mandat de syndic à un petit cabinet qui risquerait d’être débordé. Mais il n’y a aucune règle de droit qui interdise à une grosse copropriété de donner mandat à un petit cabinet. La preuve que le syndic a recouru à un prestataire spécialisé pour la paie des employés du syndicat sans autorisation de l’assemblée générale n’est pas, juridiquement, la preuve d'une faute du syndic. Comme je le disais précédemment, externaliser l’établissement des bulletins de paie est très courant. On peut y voir une preuve d’incompétence de la part du syndic mais on peut aussi y voir une bonne garantie que les bulletins de paie ne contiennent pas d’erreur.

12/12/2020 16:59

Bonjour,

Beatles a tout à fait raison de mettre en avant l'article 18 de la loi de 1965, cette sous traitance comptable s'analyse en une délégation interdite sauf accord de l'AG. C'est, d'ailleurs, la position de l'ARC. La sous traitance OUI mais dans la transparence.

https://arc-copro.fr/documentation/abus-n-3293-apr-s-les-sites-pour-syndics-qui-exercent-sans-carte-voici-les-sites-pour

SK

12/12/2020 21:56

Il y a huit ans, l'ARC a rédigé un billet incendiaire contre une officine offrant des services administratifs à des syndics non professionnels et a alerté deux organisations professionnelles, le préfet de police et les caisses de garantie. Avec quelles suites ?

De tels services sont couramment apportés aux syndicats dont le syndic n'est pas professionnel. Se sont aussi multipliés les syndics en ligne qui ne visitent jamais l'immeuble, formule juridiquement douteuse mais qui satisfait ceux qui y recourent et qui, à ma connaissance, n'a pas été condamnée par la jurisprudence.

Cela me rappelle la controverse sur la légalité au regard de la loi Hoguet du recours aux agents commerciaux dans les transactions immobilières. Le législateur a mis fin à la controverse en entérinant la pratique.

13/12/2020 10:26

Il est étonnant qu’une certaine personne intervienne sur un sujet dont l’objet concerne les devoirs d’un syndic alors qu'elle ne comprendrait pas ce que signifie une substitution (se substituer ; se faire substituer) ainsi qu’un préposé, qui obéit aux ordres de son employeur, ne se substitue pas à ce dernier.

Cela démontre qu’elle ne connaitrait pas les articles 18 et 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui sont essentiels.

Si l’on consulte toutes les interventions de cette même personne, il ressortirait que lorsqu’elle serait à bout d’argument elle aurait tendance à chercher à décrédibiliser.


Il y a huit ans, l'ARC a rédigé un billet incendiaire contre une officine offrant des services administratifs à des syndics non professionnels et a alerté deux organisations professionnelles, le préfet de police et les caisses de garantie. Avec quelles suites ?


Antérieurement à l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, la loi ne prévoyait pas de sanction pour un syndic qui dérogerait à sa mission définie par les textes ; seul un manquement de conseil, comme tous les professionnels ont obligation, était sanctionné par les tribunaux.

Mais l’ordonnance précitée, en modifiant la loi du 10 juillet 1965, a supprimé cette lacune en cas de manquement du syndic à sa mission :

Article 12 :


L'article 15 est complété par trois alinéas ainsi rédigés :

« En cas de carence ou d'inaction du syndic, le président du conseil syndical peut également, sur délégation expresse de l'assemblée générale, exercer une action contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires. Lorsque la copropriété n'a pas de conseil syndical, cette action peut être exercée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.

« En cas de condamnation, les dommages et intérêts sont alloués au syndicat des copropriétaires.

« Si, à l'issue de l'instance judiciaire, l'action exercée dans l'intérêt du syndicat est déclarée bien fondée par le juge, la charge des frais de procédure non supportés par le syndic est répartie entre tous les copropriétaires proportionnellement aux quotes-parts de parties communes afférentes à leur lot. »


Article 15 :


L'article 18 est ainsi modifié :

1° Les sixième et septième alinéas du I sont remplacés par les dispositions suivantes :

«- d'assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires. La décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic ; » ;

5° Après le V, sont ajoutées les dispositions suivantes :

« VIII.- Le contrat de syndic peut être résilié par une partie en cas d'inexécution suffisamment grave de l'autre partie.


Article 16 :


L'article 18-1 A est ainsi modifié :

1° Le premier alinéa est remplacé par un alinéa ainsi rédigé :

« I.- La rémunération du syndic, pour les prestations qu'il fournit au titre de sa mission, est déterminée de manière forfaitaire. Toutefois, une rémunération spécifique complémentaire peut être perçue à l'occasion de prestations particulières de syndic qui ne relèvent pas de la gestion courante et qui sont définies par décret en Conseil d'Etat. » ;

2° Le troisième alinéa est remplacé par cinq alinéas ainsi rédigés :

« Tout contrat ou projet de contrat relatif à l'exercice de la mission de syndic respecte un contrat type défini par décret en Conseil d'Etat. Le projet de contrat est accompagné d'une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées par le syndic selon un modèle fixé par arrêté.

« Tout manquement aux obligations mentionnées aux premier et troisième alinéas du présent article est passible d'une amende administrative dont le montant ne peut excéder 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. Cette amende est prononcée dans les conditions prévues au chapitre II du titre II du livre V du code de la consommation.




Donc voilà le résultat, tardif peut-être, mais l’on peut constater que depuis que la loi du 10 juillet 1965 n’est plus modifiée par une loi mais par ordonnance que certains avis ont enfin une portée.

L’ARC faisait partie de la Commission Relative à la Copropriété et je rappelle à cette certaine personne que l'ARC est à initiative de l’amendement qui a permis, par la loi SRU, d’ajouter à l’article 10 l’alinéa suivant :


Tout règlement de copropriété publié à compter du 31 décembre 2002 indique les éléments pris en considération et la méthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges.


… devenu après réunion de l’alinéa précédent :


Le règlement de copropriété fixe la quote-part afférente à chaque lot dans chacune des catégories de charges et indique les éléments pris en considération ainsi que la méthode de calcul ayant permis de fixer les quotes-parts de parties communes et la répartition des charges.la loi concernée de rendre obligatoire.


Donc :


Avec quelles suites ?


Ne peut être considéré que comme une tentative pour décrédibiliser l’ARC ; ce qu’interdit formellement la charte du site.
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13/12/2020 11:57

Les syndics en ligne pullulent et beaucouyp de syndics bénévoles et de syndicats coopératifs sont très satisfait d'être déchargés de tâches mécaniques. Que le syndic imprime lui-même les documents diffusés aux copropriétaires ou qu'il le fasse faire par une entreprise de service spécialisée n'a aucune importance. Qu'il établisse lui-même les fiches de paie de l'employé du syndicat n'a aucune importance. Tout cela n'est que tâches mécaniques et les petites mains qui font ce travail vont d'ici vingt ans être remplacées par des robots. L'expert-comptable ne disparaîtra pas mais le comptable en bas de l'échelle qui rédige les écritures en appliquant mécaniquement le plan comptable disparaîtra. Il faut en être conscient. La seule chose qui compte est que le travail soit fait, par le syndic en personne, par un sous-traitant ou par un robot, peu importe. Il n'y a carence que lorsque le travail n'est pas fait. Dans le cas présent les bulletins de paie sont édités. Juridiquement il n'y a rien à reprocher au syndic.

L'ARC est loin d'être l'expression de la Vérité.

13/12/2020 12:34

C'est bien ce que je disais, à bout d'argument concernant les obligations d'un syndic professionnel puisque vous soulevez le problème du préposé, vous déviez sur les syndics bénévoles ou coopératifs, qui ne sont pas des professionnels, et qui au même titre qu'un conseil syndical peuvent (article 27 du décret du 17 mars 1967) :


Le conseil syndical peut, pour l'exécution de sa mission, prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Il peut aussi, sur une question particulière, demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité.


Généralement il est plus pertinent de se tourner vers l'ARC qui ne pullule pas avec des soi-disant syndics en ligne qui sous-traîtent à des tarifs au rabais parce qu'incompétents pour la plupart des missions d'un syndic.

Mon beau-père d'honorable origine paysanne et d'une grande sagesse disait toujours : « Marchandise pour l'argent ! ».

Mais le sujet concerne les syndic professionnels et non pas les syndics bénévoles !
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13/12/2020 13:08

n réponse j'ai effectivement une preuve que le syndic a eu recours à un cabinet comptable un document établi de ce part précisant le calcul des congés pour un salarié à temps partiel chargé du nettoyage des parties communes
Ce n'est pas se faire substituer.

En tant que syndic et employeur ce document prouve qu'il est incompétent dans ce domaine
Qu'il fasse faire ne prouve pas qu'il ne sache pas faire. "Etre incompétent" n'a pas plus de sens juridique que : "être un voleur". On n'est pas condamné parce qu'on est un voleur mais parce qu'on a volé. C'est très différent. Si le syndic est en faute, ce ne peut être parce qu'il est incompétent mais parce qu'il n'a pas rendu les prestations qu'on attend de lui. En l'espèce, la paie de l'employé d'immeuble a été faite et c'est la seule chose qui compte.

Il ne faut pas confondre sous-traitance et délégation.

J'arrête là cette discussion qui tourne en rond. Je maintiens mes propos précédents intégralement.

13/12/2020 14:34

Article 31 du décret du 17 mars 1967 :


Le syndic engage et congédie le personnel employé par le syndicat et fixe les conditions de son travail suivant les usages locaux et les textes en vigueur.

L'assemblée générale a seule qualité pour fixer le nombre et la catégorie des emplois.


Il semblerait que vous feriez un autisme progessif ; je m'explique !

Je vous rappelle l'article 18 :


I. - Le syndic assure la gestion comptable et financière du syndicat et, à ce titre, est chargé :

IV. - Seul responsable de sa gestion, il ne peut se faire substituer. L'assemblée générale peut seule autoriser, à la majorité prévue par l'article 25, une délégation de pouvoir à une fin déterminée.


Après six interventions vous reprenez une précision de #maginet :


En réponse j'ai effectivement une preuve que le syndic a eu recours à un cabinet comptable un document établi de ce part précisant le calcul des congés pour un salarié à temps partiel chargé du nettoyage des parties communes


Donc s'il fait établir par une personne non habilité par le syndicat, seul à décider qui fait quoi, un bulletin de salaire précisant le calcul des congès il s'est bien fait substitué !

Et comme d'habitude en pareil cas, où vous n'avez plus rien de concret à opposer, vous concluez pour vous défiler devant l'évidence :


J'arrête là cette discussion qui tourne en rond. Je maintiens mes propos précédents intégralement.


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13/12/2020 14:41


Et comme d'habitude en pareil cas, où vous n'avez plus rien de concret à opposer, vous concluez pour vous défiler devant l'évidence :


Ayant prouvé dix fois que la terre est ronde, j'estime totalement inutile de le faire une onzième fois.

13/12/2020 20:53

Juste une petite mise au point pour conclure le onzième tour !

Si les syndics en ligne incompétents et douteux pullulent c’est parce qu’aucune sanction n’était prévue antérieurement à l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 et qu’ils confondent employeur et recruteur !

C’est l’employeur qui seul peut décider d’externaliser la paie et non pas son mandataire qui ne fait qu’engager !

Rappel de l’article 31 du décret du 17 mars 1967 :


Le syndic engage et congédie le personnel employé par le syndicat et fixe les conditions de son travail suivant les usages locaux et les textes en vigueur.

L'assemblée générale a seule qualité pour fixer le nombre et la catégorie des emplois.


L’ARC, à qui une certaine personne casse du sucre sur le dos, vient de mettre en ligne le nouveau contrat type du syndic ; ce qui est surtout intéressant c’est le point 7.1.4 concernant les « Prestations qui peuvent être exclues des missions du syndic sur décision de l’assemblée générale » ; cela à partir du 31 décembre 2020.

Le syndicat est l’employeur et le syndic qui est son mandataire a pour mission de recruter (engager), de fixer les rémunérations, de calculer, si besoin est, les jours de congés et de les acquitter en délivrant une fiche de paie avec mise à jour des comptes, cela s’appelle la gestion du personnel par le syndic/comptable.

La délivrance de la fiche de paie n’est pas prévue comme prestation pouvant être exclue des missions du syndic, ce qui signifie qu’antérieurement au 31 décembre 2020 aucune prestation ne pouvait être exclue de la mission du syndic ; quant à la délégation de pouvoir prévue à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 elle correspond aux dispositions de l’article 21 du décret du 17 mars 1967 qui renvoient à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965.
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