syndic et grand livre

Publié le 28/01/2023 Vu 1683 fois 26 Par
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12/11/2022 18:23

Bonjour,

Lorsque le Conseil Syndical d'une copropriété contrôle les comptes du syndic en vue de l'Assemblée générale annuelle, a-t-il obligation légale de voir le grand livre si les documents comptables sont disponibles sur l'extranet du syndic ?

Autre forme de poser la même question : la consultation des documents comptables disponibles sur l'extranet du syndic vaut-elle consultation du grand livre ?

En vous remerciant,

Cordialement,

PD4LP2

13/11/2022 17:52

Bonjour,

Lors du contrôle des comptes pré-AG, le conseil syndical n'a aucune contrainte légale ; il le fait selon ses connaissances et le syndic doit tenir à disposition tous les documents comptables, y compris le grand-livre.

Le grand-livre n'est pas dans les documents accessible sur l'extranet.

voir à l'art 3 : https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000038501555/2021-11-16

Bien à vous.

corrigé et complété par moi le 13/11/2022 à 18h
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Un forum est un lieu d'échange, de débat d'idées, où la convivialité et le respect d'autrui sont primordiaux. Les agressions verbales, moqueries, vulgarités sont inadmissibles. Nous sommes ici comme bénévoles et ne devons pas subir des critiques malveillantes.

14/11/2022 19:05

Bonjour,

"la consultation des documents comptables disponibles sur l'extranet du syndic vaut-elle consultation du grand livre ?"

NON. Le « grand livre » est la pièce maitresse dans les comptes des copropriétaires. Le grand livre permet de déceler des anomalies qui passent inaperçues auprès de la plupart des copropriétaires.

L’analyse du grand livre permet donc de faire une « IRM » de la copropriété.

D'où son l'utilité.

SK

15/11/2022 09:51

Bonjour Santaklaus

D'accord avec vous mais il faut plutot convaincre les syndics qui rechignent à présenter ce grand livre et n'en parle jamais aux conseils syndicaux notamment.

Tant que le législateur légiférera sans sanction pour le syndic, ce dernier pourra faire ce qu'il voudra en dépit des textes. Quand on pense que ses préposés ne sont pas tenus de posséder une carte professionnelle... alors que ce sont eux qui gèrent nos syndicats et non le syndic lui même.

Quant on voit que le groupe Citya est dirigé par un ancien élu de la République qui votait les lois, et que ses filiales ne respectent pas cette loi, ou si peu, les syndics auront encore de beaux jours de tranquillité devant eux.

En avril 2022 la Cour des comptes a émis un rapport où il épingle les syndics qui laissent se dégrader les copropriétés. Il faut espérer que le législateur a compris le sens de ce rapport et qu'il prendra à bras le corps cette profession qui doit se rappeler qu'il sont les mandataires des syndicats et non leurs propriétaires.

Bien à vous.
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16/11/2022 10:18

Bonjour coproleclos,

Oui sur le fond vous avez raison, le grand livre ne figure pas dans l'extranet des syndics, il faut le réclamer au syndic.

Il est vrai aussi que les syndics ne nous facile pas la tâche. Certaines rubriques du Grand Livre sont difficilement exploitables compte tenu des intitulés opaques des écritures comptables.

Bonne journée

SK

16/11/2022 10:37

Bonjour
Avec un minimum de connaissance comptable et éventuellement un support d'une association le conseil syndical est capable de demander les données cruciales.
Et depuis récemment le syndic qui tarde à les fournir encours une pénalité.
On avance... même si c'est encore lent.

18/01/2023 19:15

Bonjour,

Si je souhaite (bien que non comptable) jetter un oeil sur les factures impayées ou les copros en retard d'appels de charges, voire les provisions versées pour les travaux pas encore décidés ou réalisés, connaitre le compte en banque (séparé) faut-il demander le grand livre seul ou aussi le journal ?

le texte expliquant l'opération est-il présent et identique dans ces 2 documents ?

peut-on demander à toute date (ou seulement à la cloture) au syndic le "grand livre" sous un format base de données excel et tenter de la comprendre chez soi ? à partir du début de l'exercice non encore approuvé ?

à quoi cela ressemble-t-il ? date, N° du compte (et libellé fournisseur et copropriétaire individualisé) , montant et autres comptes débités ou crédités ??

peut-on avec excel faire les balances par classe, compte ??

excusez le niveau de mes questions, je dois réfléchir longtemps pour "visualiser" les écritures associées....Merci de vulgariser si possible.

Je comprends assez les 5 annexes reçues avec la convocation, mais quand je lis que le conseil syndical doit faire cela je suis inquiet

cordialement

alain

18/01/2023 19:20

bonjour



êtes vous membre du CS?

18/01/2023 19:53

Bonjour,

Vous devriez créer votre propre sujet...

Il existe des manuels de vulgarisation qui vous permettent de lire le grand livre.

Non, vous ne pouvez pas exiger un format électronique "fichier Excel", et ça ne servira à rien. Le logiciel du syndic fait au moins des calculs justes. Après c'est le rapprochement entre les écritures et les pièces comptables qui peut être instructif et montrer (ou pas) des erreurs.

Faites vous aider par une association ! Ils ont des experts de la compta de copropriété. Pour une somme raisonnable, un "audit" ne fait pas de mal pour débusquer les "loups" et remettre les pendules à l'heure (et pas besoin de le refaire tous les ans)

19/01/2023 12:48

Bonjour Alain,

1- "Connaitre le compte en banque (séparé)"

Pour celà l'extranet du syndic doit fournir les relevés bancaires mensuelles reçus de la banque détentrice du compte séparé. Mais leurs libéllés n'est pas très explicite. Aussi, vous avez la possibilité d'accéder diretcement au compte de votre copropriété après accord du syndic. Sans possibilité de mouvementer le compte vous avez accès en temps réel à toutes les opérations au crédit et au débit.

2-" Le grand livre seul ou aussi le journal ?"

Le grand-livre présente les mêmes informations que le livre journal. Toutefois, ces informations ne sont pas présentées de la même manière, car l’utilité en est différente. Là où le classement du livre-journal est purement chronologique, ce sont les numéros de compte qui sont importants pour le grand-livre de 1 à 7.

Le grand-livre classe les entrées et sorties d’argent, mais en fonction du compte utilisé : qu’est-ce qui sort et qu’est-ce qui entre dans quel compte :Founisseurs, propriétaires , tiers, syndic.

3- "Peut-on demander à toute date (ou seulement à la cloture) au syndic le "grand livre" sous un format base de données excel et tenter de la comprendre chez soi ? à partir du début de l'exercice non encore approuvé ?"

Pour ma part, je le demande à chaque trimestre, transmis par mail en PDF par le syndic, ce qui permet de digérer toutes les opérations effectuées au coin du feu.la balance des comptes.

4 "à quoi cela ressemble-t-il ? date, N° du compte (et libellé fournisseur et copropriétaire individualisé) , montant et autres comptes débités ou crédités ??"

OUI c'est ça, il est très complet.

5- Peut-on avec excel faire les balances par classe, compte ?

Notre syndic ne le fait pas en excel, c'est envoyé par courriel en PDF. Détaillé par compte selon la moenclature comptable de la classe 1 à la classe 7. : Comptes fonds de roulement, facturations, impôt, compte d'attente, compte de tiers. c'est une vue très très synthétique du grand livre comptable.

Si il existe une inquiètude légitime face à tous ces chiffres et libéllés, les années passants on s'y habitue et puis votre comptable peut vous aider à la compréhension de ces documents.

ET voilà.

SK

19/01/2023 17:26

Bonjour,

Attention : les relevés bancaires ne sont à disposition que du CS dès leur réception par le syndic. Les coproprios lamdas n'y ont pas accès dans l'extranet. C'est ce que dispose le II de l'article 18 de la loi de 1965. Mais y a-t-il des syndics qui respectent cette disposition ? On doit les compter sur les doigts de la main.

Ces relevés sont identiques à ceux de chacun d'entre nous ; le problème qui se posera sera d'identifier la ventilation des sommes mentionnées, et c'est sans doute pour cette raison que le législateur n'a rien imposé d'autre que la mise à dispo de ces relevés. Le CS est supposé savoir lire les documents.

Pour un profane ce sont les cinq annexes qui parlent mieux. Et encore...

Bien à vous.
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19/01/2023 17:31

Je confirme : les relevés de banque sont inutiles sans le reste des données comptables car les opérations sont très souvent groupées :

exemple

"remise de chèques" = il faut examiner le bordereau de remise et le rapprochement bancaire pour y voir clair.

"chèque numéro ..." = aucun moyen de connaitre le destinataire, il faut là encore vérifier le rapprochement bancaire pour savoir quelle(s) facture a été payée avec ce chèque.

les virements émis ou les prélèvements sont souvent obscurs aussi.

bref seul un examen complet des données comptables AVEC les pièces comptables sert à qualquechose.

19/01/2023 20:38

Bonjour,

Mon syndic a toujours refusé de communiquer le grand livre et ce, quel que soit le gestionnaire (6 gestionnaires en 5 ans). Ce doit être la politique du syndic ou du cabinet, je ne sais pas. Du coup, je me débrouille autrement, mais dans ma façon de faire, je ne peux contrôler que ce qui sort du compte.

Voici comment je fais : je télécharge toutes les factures et les relevés bancaires depuis extranet. Dès qu'un relevé mensuel est disponible, je fais un rapprochement bancaire sur les mouvements sortants en constatant quelles sont les factures réglées et celles qui ne le sont pas. En revanche, je ne peux pas faire de rapprochement pour les mouvements entrants car je ne sais pas comment les copropriétaires payent leurs charges.

Le problème, c'est que certains virements sont groupés en 1 seule ligne qui n'indique aucun destinataire : par exemple, un virement sortant de 1000 € (= 1 ligne sur le relevé bancaire) peut être composé de 500 € pour le ménage des PC, 250 € d'électricité et 250 € pour un contrat de maintenance. Je prends évidemment en compte la rémunération du syndic (où je n'ai aucune facture disponible) et j'arrive à identifier s'il y a eu des mises en demeure et relances pour impayés (pas de facture non plus). Bref, je contrôle tout ce qui sort.

Je m'aide d'un tableau excel sur la totalité de l'exercice où je reprends tous les mouvements entrants et sortants.

Si je n'arrive pas à recouper des virements sortants, je mets la ligne en rouge dans excel, et je demande le détail lors du contrôle des comptes en vue de préparer l'AG.

Ce système n'est pas parfait, mais au moins je contrôle ce qui sort du compte, ce qui permet d'identifier des dépenses exotiques (=abusives) ou erronnées (=facture appartenant à un autre immeuble ou factures payées 2 fois ou même 3 fois. No comment...).

Je ne vais pas aller au tribunal pour faire appliquer l'indemnité de 15€ par jour de retard pour non remise de documents demandés par le CS dans la mesure où on m'a fait comprendre à plusieurs reprises que je ne mettrai jamais la main sur le grand livre et je ne vais pas me battre pour ça. On a prévu de changer de syndic de toutes façons.

23/01/2023 11:23

Bonjour à tous,

je vous remercie beaucoup pour vos réponses claires qui se complètent très bien.

Oui j'ai adhéré au conseil syndical depuis 6 ans devant l'insuffisance ahurissante de plusieurs offres proposées par le syndic sans CDC. J'ai travaillé sur les travaux car c'était un moment mon activité professionnelle. Les écarts de qualités et prix (> 30%) entre offres justifient ce travail et expliquent mon intérêt pour le sujet suivant, la comptabilité.

"La confiance n'excut pas le contrôle" limité par la bonne volonté du syndic de mettre régulièrement sur l'extranet ou envoyer en pdf au conseil syndical les factures, relevés mensuels de compte bancaire dédié et grand livre. Aller voir dans les bureaux du syndic est plus complexe et chronophage.

Selon ce que j'obtiendrai je tenterai d'appliquer la méthode (lecture et resaisie/ copié excel) décrite par santaklaus ou Parisien420. Cela requiert environ une journée de "data crunching" par mois ?

Encore merci de partager votre expertise et expérience.

Cordialement

Alain

23/01/2023 11:44

Passer du temps à resaisir vous permettra au mieux de détecter des erreurs d'additions... vous voulez debugger le logiciel du syndic ? quel intérêt ?

Si vous cherchez des anomalies, il faut aller sur place et confronter les pièces comptables avec la comptabilité du syndic.

Avec votre resaisie , vous ne verrez pas s'il s'est trompé de compte ou de montant lors de l'enregistrement, ni si les montants des factures payées sont conformes au devis initial, ou carrément sans devis, ni si les fournisseurs appliquent correctement les indices de révision.

Vous perdrez à mon avis un temps précieux. Mais c'est vous qui voyez.

23/01/2023 23:43

Bonsoir,

Le système que j'utilise n'est pas parfait, mais cela m'a permis de détecter beaucoup d'erreurs, parfois assez subtiles.

Pour ma part, je passe moins d'1h par mois , quand je fais le rapprochement bancaire des débits. Quand je dépasse 1h, c'est que j'ai eu du mal à reconstituer les virement sortants voire que je n'y suis pas arrivé.

Je télécharge les factures 1 fois par semaine, cela me prend 2 minutes, mais il est vrai qu'on a peu de factures. En début de trimestre il y en a un peu plus, mais pour vous donner un ordre de grandeur, nous avons 50 factures par an.

Après, savoir si le syndic s'est trompé de compte comptable, ce n'est pas mon problème, ni ma responsabilité, mais celle pleine et entière du syndic. Mon but est de détecter les dépenses abusives ou les erreurs de règlement (qui, comme par hasard sont toujours en défaveur du syndicat!!).

Je demande des explications une fois par an, sauf si la dépense est importante. Puis je confronte mes données à celles des annexes.

Rien que de faire cela, depuis 2018, j'ai détecté environ 3 erreurs notables par an, ce qui est assez effrayant pour des comptables professionnels. En fait, ils ne contrôlent rien, ils payent et même pas comme il faut.

Exemple d'une erreur "subtile" : une facture EDF a été perdue (donc non réglée). La facture suivante reprend donc le montant de la facture perdue/non réglée + le montant de la facture actuelle (donc le montant des 2 factures). Le syndic règle alors cette facture dans son intégralité.

Puis, comme par miracle, la facture perdue est retrouvée 8 mois après. Que croyez-vous qu'il arriva? Le syndic l'a réglée. Ce n'est pas si grave car EDF reprend les soldes antérieurs à la facture suivante, mais tous les fournisseurs ne le font absolument pas, surtout quand ils ont été trop payés... Sans rapprochement bancaire, il est impossible de détecter ces erreurs sauf si les dépenses explosent le budget. Mais pour des trop-payés de 1000 € par an, sur un budget de 20.000 €, c'est quaisment indetectable si on ne met pas les mains dans le camboui !

25/01/2023 19:40

Bonjour,

merci de vos retours argumentés, je ne prolonge pas le débat sur le contrôle "sur pièce".

si une ligne dans l'état des dépenses correspond à une facture (certes certaines couvrent 3 mois ou plus) , ma copro recevrait environ 50 factures (80 K€/an de charges) envoyées par une vingtaine de fournisseurs, dont 10 récurrents et importants (65 K€) , les autres occasionnels, hors contrat, et ""petits" pour des entretiens de pannes ect.

Pas énorme, mais je réside à 600 km du syndic (et de la copro)...

Pour revenir à ma question initiale j'ai donc "surfé" sur le net pour m'informer en complément de toutes vos suggestions.

jetter un oeil sur les factures impayées ou les copros en retard d'appels de charges, voire les provisions versées pour les travaux pas encore décidés ou réalisés, connaitre le compte en banque (séparé) faut-il demander le grand livre seul ou aussi le journal ?

l'annexe 1 " où est le pognon ?" qui synthétise (à droite) les provisions, les appels de charges "payés en avance", et les dettes envers les fournisseurs =
égal à (à gauche) la trésorerie, les retards de paiement des copropriétaires, les régulariations

peut-elle être mise à jour entre 2 documents reçus pour l'AG à partir du seul grand livre à date (on suppose les écritures correctes) comme suit ?

comptes 10 (toujours créditeur) = provisions et fonds travaux

cumul des seuls comptes individuels 450 (copropriétaires) créditeurs = appels de charges "payés en avance" ( de courte durée sûrement, un mois en fin d'exercice ?)

cumul des seuls comptes individuels 40 (fournisseurs) créditeurs = factures reçues non encore payées (peut-on aussi savoir depuis combien de temps ?)

comptes 50,51,52 (toujours débiteurs) = argent disponible

cumul des seuls comptes individuels 450 (copropriétaires) débiteurs = appels de charges exigibles non encore payés

comptes 48 = régularisation crediteurs si factures payées d'avance

et les libellés devraient indiquer quel fournisseur, quel copropriétaire est dans cette situation.

Mon but est, en cas de forte augmentation des charges (énergie pour le chauffage et eau chaude collectifs), de détecter mois par mois la tendance et réagir (modification justifiée en cours d'exercice du budget et appels de charges, baisse du chauffage ?) avant que les fournisseurs ne hurlent.


merci.
cordialement
alain

25/01/2023 19:55

il ne faut pas oublier que les annexes concernent l'exercice clos dont les comptes sont proposés à l'approbation de la prochaine AG

25/01/2023 20:29

Si votre objectif est un suivi des dépenses réelles, il faut être plus près des consommations (= relevés des compteurs). Parce que les factures ne sont pas forcément émises rapidement, ni sur la base des conso réelles, elles sont le plus souvent estimées avec régularisation annuelle.

26/01/2023 09:21

Bonjour Pierrepauljean,

Non on ne vote pas pour ou contre les annnexes qui sont des documents d'information. En AG il est proposé "seulement" la reddition des comptes de l'exercice clos. Les 5 annexes n'en font pas partie.

https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000042077743

Bien à vous.
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26/01/2023 09:33

Pourquoi le lien à l'article 10-1 ? il y a erreur...

26/01/2023 09:52

Bonjour,

Effectivement sur ma doc je me suis trompé de ligne. Voici le bon lien :

https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000042078649

Je suis désolé pour cette erreur que je ne referai plus avant la prochaine fois.

Bien à vous.
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26/01/2023 09:56

Bonjour à tous,

mon but est bien d'être informé entre les AG, d'autant que la mienne se tient en mars cad un an après l'hiver dont les coûts sont alors présentés, ainsi que les annexes.

j'ai accès aux factures de gaz en temps réel sur le site Gazprom (devenu Sefe après rachat gazprom allemagne) et le relevé mensuel du compteur gaz par l'exploitant de la chaufferie. NB les estimations sont assez fiables et sont comparées aux relevés.

par contre pour factures impayées ou les copros en retard d'appels de charges je ne vois que l'annexe 1 pour suivre avant l'AG.

d'après votre expérience et connaissance "comptable" les comptes créditeurs ou débiteurs des classes 40, 450, (48 ?) décrits ci-dessus rendent-ils bien compte de ces impayés ?

si oui avec le seul grand livre on a à tout moment (si grand livre à jour) un suivi (pas un contrôle sur pièces, bien reçu) de tout y compris le solde en banque 50 , 51 , 52 et les charges (total des seuls comptes 60 débiteurs) qui au delà des contrats prévisibles (sous réserve de quantités très variables) peuvent être majorées par des incidents et pannes.

avec mes remerciements

cordialement

alain

26/01/2023 10:26

Bonjour,

L'annexe 1 reflète effectivement les impayés dont la liste peut être communiquée au CS. Mais généralement les syndics joignent avec cette annexe la liste des copros débiteurs et créditeurs, donc pas seulement des impayés dont le syndic n'a pas besoin de l'aval d'une AG ou du CS pour les recoivrer judiciairement.

D'autre part, et perso, je ne suis pas d'accord pour que des noms soit jetés en pâture aux autres proprios. Ca ne les regarde pas "le pourquoi et qui" des impayés de charges appelées. Ils feraient mieux de se demander pourquoi le syndic ne fait pas son boulot de recouvrement pour lequel on le paie.

En outre sur la question récurrente de la communication du grand-livre, est-ce que les logiciels utilisés par les syndics permettent une exportation au format excel ou autre qui soit aisé à comprendre et interprêter pour un profane ? Il existe aussi le grand-livre des fournisseurs, et celui-là je ne me rappelle pas avoir lu dans les forums qu'il était demandé ! Et pourtant il est diablement plus intéressant que le général.

Bien à vous.
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26/01/2023 11:42

Si vous avez accès au site du fournisseur, vous pouvez aussi suivre les paiements.

Si vous avez accès au compte bancaire (en lecture seulement), vous pouvez aussi voir les mouvements (même s'ils sont groupés et donc en général incompréhensibles).

Rien ne permet de dire si le syndic enregistre ses opérations comptables au jour le jour ou en groupé en fin de mois. Donc j'ai bien peur qu'exiger un oeil sur sa comptabilité en permanence ne vous apporte pas forcément tout ce que vous souhaitez.

Le syndic est payé pour faire un travail, et il doit en rendre compte régulièrement, sinon il se fait virer. Le micro-management n'est pas forcément un gage de bonne gestion.

Vous pourriez proposer un contrôle des comptes à mi-exercice donc sans attendre l'AG annuelle, ce qui permet souvent de redresser la barre si besoin.

Mais tout faire à distance me parait assez illusoire.

Ou alors présentez vous comme syndic bénévole !

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