Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, la base de données doit être mise en place à compter du 14 juin 2014. En revanche, pour celles de moins de 300 salariés, la date de mise en place est fixée au 14 juin 2015.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, les éléments d’information contenus dans les rapports et informations transmis de manière récurrente au comité d’entreprise devront être mis à la disposition de ses membres dans la base de données au plus tard le 31 décembre 2016 (décret, art. 2).
Le décret 2013-1305 du 27 décembre 2013 organise sa mise en place par l’employeur.
1) CONTENU DE LA BASE UNIQUE DE DONNES
1.1 Données relatives aux orientations stratégiques
La loi relative à la sécurisation de l’emploi a instauré une nouvelle consultation du comité d’entreprise à l’article L2323-7-1 du code du travail.
Le comité doit ainsi être consulté une fois par an sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail, le recours à des sous-traitants, à l’intérim, aux contrats temporaires et aux stages.
La base unique de données permet la mise à disposition des informations nécessaires à cette consultation.
Son contenu varie selon l’effectif de l’entreprise. Celles dépassant les 300 salariés ont plus d’informations à fournir que les autres (c. trav. art. R. 2323-1-3 et R. 2323-1-4 nouveau)
Les informations figurant dans la base de données portent principalement sur 3 ans : l’année en cours et les 2 précédentes. Elles doivent également intégrer les perspectives des 3 années suivant l’année en cours, telles que l’employeur peut les envisager (c. trav. art. R. 2323-1-5 nouveau).
À titre exceptionnel, pour l’année de mise en place, l’entreprise n’a pas à intégrer les informations sur les orientations stratégiques pour les 2 ans précédant l’année en cours (décret, art. 2).
Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances. L’employeur indique, pour ces années, les informations qui, eu égard à leur nature ou aux circonstances, ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, pour les raisons qu’il précise (c. trav. art. R. 2323-1-5 nouveau).
1.2) Données relatives aux informations périodiques
À compter du 31 décembre 2016 au plus tard, la base unique de données comportera également l’ensemble des informations communiquées de manière récurrente au comité d’entreprise (c. trav. art. R. 2323-1-2 nouveau).
Pour les entreprises de moins de 300 salariés, cela vise notamment le rapport annuel unique qui regroupe des informations à caractère économique, social et financier relatives à l’entreprise (c. trav. art. L. 2323-47, R. 2323-8 et R. 2323-9). On peut aussi citer la documentation relative aux plans de formation (c. trav. art. D. 2323-5 et D. 2323-7) ou encore celle ayant trait à l’apprentissage (c. trav. art. L. 2323-42).
Les informations circonstanciées (ex. : projet de licenciement économique) continueront d’être transmises ponctuellement au CE pour une consultation spécifique.
La base unique de données a, sous certaines conditions, vocation à se substituer aux informations périodiques transmises au CE.
Concrètement, la mise à disposition dans cette base des informations contenues dans les rapports et de celles transmises de manière récurrente au CE ne remplace leur communication que si (c. trav. art. R. 2323-1-9 nouveau) :
- d’une part, les éléments d’information sont régulièrement mis à jour et au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail ;
- d’autre part, l’employeur met à disposition des membres du CE les éléments d’analyse ou d’explication lorsque le code du travail le prévoit.
Lorsque l’entreprise est dotée d’un comité central d’entreprise (CCE), la base de données comporte les informations que l’employeur met à disposition de ce comité et des comités d’établissement (c. trav. art. R. 2323-1-6 nouveau).
2) Fonctionnement de la base de données
2.1 Mise en place au niveau de l’entreprise
La base de données est mise en place au niveau de l’entreprise (c. trav. art. R. 2323-6-1 nouveau). Une convention ou un accord de groupe peut toutefois prévoir la constitution d’une base de données au niveau du groupe. La convention ou l’accord détermine alors les personnes ayant accès à cette base et ses modalités d’accès, de consultation et d’utilisation (c. trav. art. R. 2323-1-10 nouveau).
2.2 Fréquence des mises à jour
Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail (c. trav. art. R. 2323-1-6 nouveau).
La plupart des informations devront donc être mises à jour au moins une fois par an (ex. : rapport annuel unique, bilan du travail à temps partiel dans l’entreprise). Certaines informations devront être mises à jour avec une périodicité plus courte, notamment trimestrielle (ex. : évolution des commandes, situation de l’emploi).
3.3 Accès à la base de données.
La base de données est tenue à la disposition (c. trav. art. L. 2323-7-2 nouveau) :
- des membres du comité d’entreprise (à défaut, des délégués du personnel) ;
- des membres du comité central d’entreprise ;
- du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail ;
- des délégués syndicaux.
L’employeur fixe les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base d’une façon permettant aux représentants du personnel d’exercer leurs compétences de façon appropriée. Il détermine aussi les modalités d’information des représentants du personnel au sujet de l’actualisation de la base de données (c. trav. art. R. 2323-1-7 nouveau).
L’accès à la base se fait sur un support informatique ou papier (c. trav. art. R. 2323-1-7 nouveau).
2.4 Caractère confidentiel des données.
Lorsque les informations figurant dans la base de données sont confidentielles, l’employeur doit les présenter comme telles et indiquer la durée du caractère confidentiel que les représentants du personnel ont à respecter (c. trav. art. R. 2323-1-8 nouveau).
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