Bons de commande, factures, conditions générales de vente : comment les établir dans les règles de l'art

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Bons de commande, factures, conditions générales de vente : comment les établir dans les règles de l'art

De la prise de commande à la facturation, les documents commerciaux utilisés par les entreprises ne doivent pas être établis à la légère. Bons de commande, factures et autres conditions générales de vente obéissent en effet à des règles impératives qui, lorsqu’elles ne sont pas respectées, sont parfois assorties de sanctions pénales. Voici un point sur les mentions à faire figurer dans ces documents.

 

Le bon de commande

La vente de biens ou de marchandises commence généralement par la rédaction d’un bon de commande. Un document qu’il est d’ailleurs prudent d’établir et de faire signer au client pour éviter une contestation ultérieure sur l’existence et l’objet de la commande. 
À cet égard, le bon de commande doit mentionner la nature et la quantité de biens vendus, le prix et la TVA applicable. Il peut aussi indiquer la date de livraison. Les conditions générales de vente peuvent également être inscrites au recto du bon de commande.
Une fois ce bon de commande signé, acheteur et vendeur sont, en principe, engagés, le premier à retirer la marchandise et à payer le prix, le second à la livrer dans les conditions prévues.

 

La facture

Toute entreprise qui vend un bien ou une prestation de services à un autre professionnel est tenue de lui délivrer une facture comportant un certain nombre de mentions obligatoires. Et attention, le défaut de facturation ou l’omission d’une de ces mentions est susceptible d’être sanctionné par une amende de 75 000 euros  !

Mentions à faire figurer :
1  Le nom, l’adresse, le numéro SIREN du vendeur ainsi que son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA. S’il s’agit d’une société, sa forme juridique et le montant du capital.
2   Le nom et l’adresse du client ainsi que son numéro intracommunautaire d’identification à la TVA en cas d’opération dans un autre pays européen.
3   La date de la facture.
4  Le numéro de la facture.
5  La désignation et la quantité des produits (ou des services) vendus. La quantité devant être exprimée en unités de produit (ou service), en poids, volume ou taux horaire selon les usages de l’entreprise ou de la profession.
6  Le prix unitaire hors taxes de chaque produit (ou prestation), le taux de TVA applicable à chacun, le montant total hors taxes des produits soumis au même taux de TVA, le montant total de la TVA par taux applicable et le montant total du prix hors taxes, de la TVA et du prix TTC.
7 Toute réduction de prix acquise à la date de la vente (ou de la prestation de services) et directement liée à cette opération.
8  La date de paiement et les pénalités encourues en cas de paiement après cette date.
9  Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé.

 

Les conditions générales de vente

Les conditions générales de vente (CGV) déterminent les règles régissant les relations entre le vendeur et l’acheteur. Elles peuvent être différenciées selon les diverses catégories d’acheteurs.

 

Les mentions obligatoires

Les conditions générales de vente doivent obligatoirement mentionner les conditions de vente proprement dites (délais et modalités de livraison, acceptation ou refus de l’annulation des commandes…), le barème des prix unitaires des produits, les réductions de prix consenties aux clients et les modalités de règlement.
S’agissant des conditions de règlement, les délais de paiement que le vendeur accorde à ses clients doivent être indiqués. Des délais qui ne doivent 
désormais pas dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (sauf accord interprofessionnel prévoyant des délais différents dans le secteur concerné).
Sachant que lorsque le délai de paiement n’est pas prévu dans les conditions générales de vente, le prix doit être payé dans les 30 jours suivant la date de réception de la marchandise ou d’exécution de la prestation demandée.
Les modalités d’application et le taux d’intérêt des pénalités infligées aux clients en cas de retard de paiement doivent également être précisés. Ce taux est en principe celui de la Banque centrale européenne, majoré de 10 points (soit 11,5 % actuellement). Le vendeur pouvant prévoir un taux différent qui ne peut pas être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal (soit 11,37 % pour 2009).
Enfin, le montant des escomptes éventuellement proposés aux clients en cas de paiement effectué avant l’échéance prévue doit clairement apparaître dans les CGV.

 

La communication des CGV

Les conditions générales de vente doivent être communiquées à tout acheteur professionnel qui les réclame. En pratique, elles sont habituellement reproduites sur les documents commerciaux de l’entreprise (devis, bons de commande, factures…). En cas de litige avec un client, le vendeur doit être en mesure de prouver que ses conditions générales de vente ont bien été acceptées par celui-ci. Pour ce faire, il convient qu’il recueille son accord, par exemple en lui faisant signer une clause insérée dans un bon de commande au recto duquel figurent les CGV et selon laquelle il déclare en avoir pris connaissance et les avoir acceptées sans réserve.

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1 Publié par Visiteur
14/04/2015 13:20

Bonjour.
Je suis professionnel en menuiserie, j'achète et je vends en fourniture et pose. Il s'avère que je me suis trompé sur une dimension en faisant ma demande de prix à mon fournisseur. J'ai établi le devis à mon client avec la proposition qui ne correspond pas aux dimensions réel. Il y a un écart de 1980,00€ HT.
Le client refuse de prendre en compte cette plus-value. Est ce que je peux lui réclamer au moins la différence de mon prix d'achat du matériel.
Bonne réception

2 Publié par Visiteur
29/04/2015 17:49

Bonjour,
lors de l'achat d'une voiture d'occasion le vendeur nous a fait signer un bon de commande avec les montants de voiture ainsi que 2 intitulés supplémentaires et le montant global. A réception de facture la somme globale reprend le montant indiqué sur le bon de commande, MAIS les intitulés sont différents plus nombreux et le vrai total est inférieur à celui indiqué. Ma question est la suivante : peux t on récupérer la différence?
En espérant avoir été claire. Merci d'avance

3 Publié par Visiteur
19/06/2015 17:03

Bonjour ,

un fournisseur me réclame une facture totalement abusive alors qu'il ne m'a communiqué aucun devis , ne m'a fait signé aucun bon de commande et que je conteste totalement les prix pratiquées par celui ci . qu'elle démarche dois je entamer afin de contrer une telle escroquerie .

Merci d'avance pour vos conseils

4 Publié par lexconsulting
20/06/2015 10:18

Bonjour scoubi
Vous parlez de "fournisseur", s'agit-il d'une transaction professionnelle ?
Pour les consommateurs cela est différent et à compter du 1er juillet 2015, le devis deviendra obligatoire entre un professionnel et un consommateur dès lors que le montant de la prestation ou des travaux sera d'au moins 100 euros (actuellement c'est 150 euros).
En dessous de ce montant le devis n'est pas obligatoire et c'est au consommateur de demander un devis qui sera gratuit pour lui néanmoins.
Entre professionnels c'est différent, on tombe cette fois ci sur l'information pré-contractuelle : un fournisseur a l'obligation de vous remettre un document contenant ses conditions générales de vente dans lesquelles figurent notamment les pénalités de retard. Mais l'absence de devis n'est pas sanctionné (l'absence de CGV oui). Là encore il est vivement recommandé d'en solliciter un.
De la même manière un bon de commande non signé ou l'absence de bon de commande n'est pas une chose à faire car cette situation entraine régulièrement des contestations comme cela est le cas pour vous.
Mais attention, à la différence du consommateur particulier, tout élément de preuve sur la contractualisation d'une transaction peut être amené pour justifier de la réalité de cette transaction (courriers, mails, textos etc...).
Bien évidement le professionnel qui, à l'égard d'un autre professionnel ne fait signer ni devis, ni bon de commande et ne remet aucune information pré-contractuelle contenant sa grille de prix et ses CGV se met en défaut et risque 2 types de problème :

1/ il s'expose à une contestation de son client qui, à défaut de solution amiable sera tranchée par la justice

2/ il s'expose à des amendes importantes (notamment concernant l'absence de CGV)

Mais il n'y a pas "d'escroquerie" en l'espèce : il n'y a qu'une facture que vous estimez abusive suivant vos critères et qui, en l'absence de devis peut être contestée.

Il vous appartient donc d'écrire un courrier recommandé à votre fournisseur en contestant la somme réclamée et en lui rappelant l'absence d'éléments pré-contractuels qui le mettent en défaut. Vous serez ainsi "protégé" par votre réclamation officielle.

Ensuite votre fournisseur aura deux options : soit revenir sur le montant de la facture en facturant la prestation effectuée à un prix acceptable, soit maintenir sa facture et dans ce cas il devra, si vous maintenez votre contestation, déposer une requête aux fins d'injonction de payer, dont vous pourrez contester l'ordonnance si celle-ci est rendue (dans ce cas vous serez appel contradictoirement devant le Tribunal pour vous expliquer et vous pourrez réclamer des dommages et intérêts si vous estimez la position de votre fournisseur abusive).

Par contre pour un consommateur particulier, en cas d'absence d'un devis obligatoire pour une prestation supérieure à 150 euros (100 euros au 1er juillet), vous pouvez vous opposer au paiement en menaçant l'artisan ou le prestataire de saisir la direction de la concurrence et de la répression des fraudes (le professionnel s'expose à une amende de 1500 euros doublée en cas de récidive)

Bien Cordialement
LEX CONSULTING SAS

5 Publié par Visiteur
27/06/2015 12:00

Bonjour,
J'ai signé un bon de commande comportant un prix différent entre le Total Général et l'addition des Conditions de Règlement, acompte + solde à la livraison + mise en service. Pouvez-vous m'indiquez quel prix juridiquement est à prendre en compte? Cordialement GaëlM

6 Publié par lexconsulting
27/06/2015 14:42

Bonjour GaëlM

J'aurai tendance à vous dire : le prix qui vous est le plus favorable (notamment lorsque le prix de la facture est inférieur à celui du bon de commande).

Le prix qui reste juridiquement à prendre en compte, est celui du devis car c'est celui sur la base duquel la relation contractuelle s'est établie.

La facture ne peut donc pas dépasser le montant du bon de commande qui fait office de convention entre les parties.

Il se peut, qu'en cours de prestation, il y ait eu des ajouts non prévus au devis initial, mais le professionnel ne peut les facturer sans un accord préalable, avec devis complémentaire, du client.

Bien Cordialement

LEX CONSULTING SAS

7 Publié par Visiteur
02/07/2015 23:02

Bonjour,

Je suis professionnelle, est il possible de faire annuler une commande signée et livrée en l absence de cgv au moment de la signature? Est il vrai qu'un fournisseur est dans l'obligation de faire signer les cgv?
Merci d'avance pour votre réponse.

8 Publié par lexconsulting
03/07/2015 09:14

Bonjour

Les conditions générales n'ont pas d'obligation à être signées, la mention "le client reconnait avoir pris connaissance des conditions générales de vente annexées" est suffisante, soit en cochant une case spécifique soit en signant juste en dessous de cette mention qui soit être écrite en caractères gras.

Les conditions générales de vente font partie de l'information pré-contractuelle de la vente, et sont donc obligatoires.

L'article L 442-6 du Code de Commerce précise que : "Engage la responsabilité de son auteur et l'oblige à réparer le préjudice causé le fait, par tout producteur, commerçant, industriel ou personne immatriculée au répertoire des métiers....9° De ne pas communiquer ses conditions générales de vente, dans les conditions prévues à l'article L. 441-6, à tout acheteur de produits ou tout demandeur de prestations de services qui en fait la demande pour l'exercice d'une activité professionnelle "

Les sanctions civiles peuvent être effectivement l'annulation de la vente, mais également d'une amende civile pouvant aller jusqu'à 2 millions d'euros et, encourt une amende pénale de 15 000 euros le professionnel qui n'indiquerait pas dans les conditions de règlement les mentions légales précisées ci-dessus ou qui fixerait un taux ou des conditions d'exigibilité non conformes aux prescriptions également précisées ci-dessus.

Autant dire qu'il convient désormais d'être très vigilant dans le cadre de relations BtoB avec la remise de conditions générales de vente d'une part, correctement rédigées d'autre part...

Bien Cordialement

LEX CONSULTING SAS

9 Publié par Visiteur
07/07/2015 12:13

Bonjour, j'ai acheté une robe de mariée, sur ma facture il n'y a pas mentionné la tva(par contre ils se permettent dans les cvg de nous dire que si la tva change ce sera répercuté sur le tarif global) tous les montants sont en ttc et soit disant la robe est en promo alors que cela n'est pas mentionné sur le descriptif de la facture.
Le dernier cas me turlupine un peu car en cas d'achat sur une robe dégriffé je dois payer 100€ en plus pour les retouches, ce qui n'est pas le cas pour une robe non dégriffée.
La vendeuse m'a d'ailleurs téléphoné pour me dire qu'il me rajouter 100€ sur la facture vu qu'ils avaient oublié de me préciser cette condition lors de l'achat.
Tout cela me semble étrange qu'en pensez-vous??

10 Publié par Visiteur
08/07/2015 21:20

Bonjour, lors d'une visite dans un magasin on m'a remis un bon de commande non signé par mes soins et sans accompte de ma part n'étant pas certain de prendre le produit avant de le voir. Le produit devait arriver dans le magasin et le vendeur devait me contacter dès réception or le produit a été livré à mon domicile par un livreur. Quels sont mes droits et mes devoirs? Dois-je obligatoirement payer ce produit sachant que je n'ai signé aucun document???

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