Comme tout commerçant, les sociétés commerciales doivent, quelle que soit l’activité exercée, tenir une comptabilité régulière. Elles doivent donc enregistrer chronologiquement les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise, contrôler au moins une fois tous les douze mois, au moyen d’un inventaire, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs qui composent le patrimoine de l’entreprise, établir à la clôture de l’exercice, au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire, des comptes annuels.
Au regard de son activité, les résultats de la société sont appréciés périodiquement à la fin de chaque exercice ; la durée des exercices sociaux étant en principe de douze (12) mois. Ce principe est posé dans les dispositions de l’article 137 de l’acte uniforme portant droit des sociétés commerciales et du GIE aux termes desquelles : « A la clôture de chaque exercice, le gérant ou le conseil d’administration ou l’administrateur général, selon les cas, établit et arrête les états financiers[1] de synthèse conformément aux dispositions de l’Acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités ».
Une fois les états financiers arrêtés[2], ceux-ci doivent être approuvés par l’assemblée générale ordinaire des associés ou actionnaires. La procédure d’approbation des comptes sociaux est quasiment la même pour tous types de sociétés. Toutefois, certaines divergences méritent d’être relevées.
A) Etablissement des documents d’approbation des comptes sociaux :
A la clôture de chaque exercice, les mandataires sociaux doivent établir les documents suivants :
- les états financiers de synthèse, tels que définis aux dispositions de l’article 34 de l’acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises qui sont composés du bilan, le compte de résultat et les états annexes ;
Suivants les normes comptables, les états financiers doivent être arrêtés au plus tard dans les quatre (04) mois de la clôture de l’exercice écoulé, soit le 30 avril de l’année suivante.
- le rapport de gestion (article 138 de l’AUDSC), lequel expose la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution prévisible, les évènements importants survenus entre la date de clôture de l’exercice et celle à laquelle le rapport est établi, les activités de la société en matière de recherche et de développement.
Remarque préliminaire :
Il est fait obligation aux sociétés anonymes ne faisant pas appel public à l’épargne de nommer un commissaire aux comptes et un suppléant (article 702 de l’AUDSC).
Cette obligation ne pèse pas sur les autres types de sociétés sauf, pour les sociétés à responsabilité limitée dont le capital est supérieur à 10.000.000 F.CFA ou qui remplissent l’une des deux conditions suivantes :
- chiffre d’affaires annuel supérieur à 250.000.000 F.CFA ;
- effectif permanent à 50 personnes ;
Ainsi, dans les sociétés ayant un commissaire aux comptes, les états financiers de synthèse ainsi que le rapport de gestion sont adressés aux commissaires aux comptes quarante (45) jours au moins avant la date de l’assemblée générale ordinaire.
En effet, le commissaire aux comptes aura pour mission principale de certifier « que les états financiers sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat des opérations de l’exercice écoulé ainsi que de la situation et du patrimoine de la société à la fin de cet exercice ».
Ainsi, ce rapport du commissaire aux comptes établi conformément aux recommandations des dispositions de l’article 715 de l’AUDSC devra être remis au mandataire social avant la tenue de l’assemblée générale habilitée à approuver les comptes de la société.
B) La tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire
Quelque que la forme sociale adoptée (société en nom collectif, société en commandite simple ; société à responsabilité limitée ou société anonyme), les mandataires sociaux doivent convoquer une assemblée générale ordinaire dans les six (6) mois de la clôture de l’exercice social (articles 306, 348 et 548 de l’AUDSC).
Cependant, ce délai peut être prolongé par une décision du Président du Tribunal compétent en matière commerciale, en cas de demande formulée par le mandataire de la société. Notons que dans la pratique, cette prolongation est accordée jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.
a- Convocation de l’assemblée générale
- Personnes habilitées :
C’est le gérant (SNC, SCS, SARL), l’administrateur général ou le conseil d’administration (SA), le cas échéant le commissaire aux comptes qui est habilité à convoquer l’assemblée générale ordinaire annuelle.
A défaut, cette convocation peut être faite par un mandataire désigné par le Président de la juridiction compétente, à la demande d’un ou plusieurs associés ou actionnaires (articles 337 et 516 de l’AUDSC).
La convocation de l’assemblée générale ordinaire la société en cours de liquidation peut être faite par le liquidateur (article 516 de l’AUDSC) dans les SA.
- Délai de convocation :
Les associés, actionnaires sont convoqués quinze (15) jours au moins à l’avance par lettre au porteur contre récépissé ou par lettre recommandée avec avis de réception (articles 286, 303, 338 et 518 de l’AUDSC).
N.B : Dans les SA, la convocation des assemblées est faite par avis de convocation qui est inséré dans un journal habilité à recevoir des annonces légales.
La convocation devra obligatoirement mentionner l’ordre du jour. A défaut, celle-ci est nulle.
Pendant ce délai de quinze (15) jours, les associés, actionnaires peuvent exercer leur droit de communication ; droit leur permettant notamment de consulter les états financiers de synthèse de l’exercice antérieur, les textes de résolutions proposées, le rapport de gestion ainsi que le rapport du commissaire aux comptes.
Ils ont également le droit de poser, par écrit, des questions auxquelles le mandataire social est obligé de répondre.
b- Tenue de l’assemblée générale ordinaire[3] :
- La présidence de l’assemblée générale :
Dans les SARL, l’assemblée générale est présidée par le gérant s’il est associé. A défaut, elle est présidée par l’associé possédant le plus grand nombre de parts sociales. En cas d’égalité elle est présidée par le plus âgé.
Dans les SA, c’est le président directeur général, le président du conseil d’administration ou l’administrateur général qui préside l’assemblée générale ordinaire. A d’empêchement et sauf disposition statutaire contraire, c’est l’associé ayant le plus grand nombre d’actions ou, en cas d’égalité, par le doyen en âge.[4]
- Conditions de quorum et de majorité :
- Dans les SARL :
La décision d’approbation des comptes sociaux est adoptée par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié du capital social. Lors de la première convocation, les décisions sont adoptées à la majorité absolue des parts sociales. Lorsque la majorité absolue n’est pas obtenue, les associés sont convoqués une seconde fois. Dans ce cas, la décision d’approbation est adoptée à la majorité des votes émis, quelque soit la proportion du capital présente ou à présenter.
- Dans les SA :
L’assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes ne peut se tenir que si les actionnaires présents ou représentés possèdent au moins le quart des actions. De plus la décision d’approbation des comptes est adoptée à la majorité des voix exprimées.
N.B :
Les délibérations de l’assemblée générale sont constatées par un procès-verbal. Le PV doit être signé par chacun des associés présents et indiquer entre autres : la date, l’heure et le lieu de réunion, les noms et prénoms des associés présents (et de leurs représentants éventuels), les documents et rapports soumis à discussion, un résumé des débats, le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes.
Ce procès-verbal sera ensuite établi sur un registre spécial, (ou sur feuilles mobiles numérotées) tenu au siège social, (où il sera archivé) côté et paraphé par l’autorité judiciaire compétente.
Conclusion :
L’approbation des comptes sociaux obéit à un formalisme assez rigide, lequel en cas de violation peut être sanctionné par une nullité des décisions prises (article 886 à 892 de l’AUDSC).
Par ailleurs, eu égard au fait que les états financiers doivent refléter la réalité de la situation financière de la société, les mandataires sociaux qui auraient sciemment publié ou présenté aux actionnaires ou aux associés des états financiers de synthèse ne donnant pas, pour chaque exercice, une image fidèle des opérations de l’exercice, de la situation financière et de celle du patrimoine de la société, voient leur responsabilité être engagée en applications des dispositions de l’article 890 de l’AUDSC.
Joseph Wilfried MIKALA
Consultant Juridique et Fiscal
Cabinet Sutter & Pearce
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[1] L’établissement des états financiers est scrupuleusement défini suivants les dispositions de l’article 25 et suivants de l’acte uniforme portant organisation et harmonisation du droit comptable.
Le rapport de gestion doit quant à lui retracer l’évolution de la trésorerie de l’entreprise ainsi que ses perspectives d’évolution prévisible.
Les états financiers annuels sont arrêtés au plus tard dans les quatre (04) mois qui suivent la date de la clôture de l’exercice » ; soit au plus tard le 30 avril prochain
[2] En pratique, le gérant ou l’administrateur général est assisté dans l’établissement de l’arrêté des comptes de la société par un cabinet comptable ; ce qui facilite généralement la procédure puisque celui-ci-ci se charge de dresser les états financiers suivants les normes comptables OHADA.
[3] Nous allons focaliser notre analyse sur la tenue de l’AGO dans les SA et les SARL ; En effet, ce sont les principales formes sociales qui s’adressent à nos clients.
[4] Le Président de séance se fait assister par un secrétaire de séance.
