Frais de déplacement impayés

Bonjour,



Je suis indépendante en France et j’ai été contactée par une grande société espagnole du secteur médical pour une éventuelle collaboration professionnelle. Après plusieurs échanges, un interlocuteur m’a proposé de venir en Espagne rencontrer les équipes et m’a indiqué que les frais du déplacement seraient pris en charge. Il m’a également proposé de venir avec mon mari et mon enfant.



Je me suis donc déplacée depuis la Normandie jusqu’à Valencia, soit environ 2 800 km aller-retour, en avançant personnellement les frais. Le déplacement a eu lieu du 31 août au 5 septembre. J’ai notamment payé carburant, péages, stationnement et hébergements.



À mon retour, le 5 septembre, j’ai transmis une note de frais avec justificatifs pour 858 €. L’interlocuteur m’a d’abord confirmé la réception et m’a assuré à plusieurs reprises que le paiement serait effectué. Le 8 septembre, il m’a notamment demandé mes coordonnées bancaires.



Malgré cela, aucun paiement n’est arrivé. Après plusieurs relances, il m’a finalement indiqué qu’il ne serait réglé que 484 €, montant qu’il considérait comme celui qui avait été convenu, et qu’il transmettrait le paiement au service concerné. Une échéance au 24 septembre a ensuite été évoquée. Entre-temps, après mes relances concernant le paiement, cet interlocuteur m’a bloquée sur WhatsApp pendant plusieurs jours, avant de me débloquer après que j’ai contacté une autre personne de l’entreprise.



J’ai ensuite tenté de contacter différents services de la société pour obtenir simplement une réponse et une date de paiement : plusieurs mails restés sans réponse, de nombreux appels téléphoniques, contacts via les réseaux sociaux et tentative de contact avec différents responsables. J’ai également saisi leur canal éthique.



Le 26 septembre, un responsable de la société m’a finalement répondu. Il affirme que la société ne refuse pas de me payer, mais que le paiement doit suivre leur procédure administrative. Il ne donne toutefois aucune date de paiement et m'indique que ce sera sa dernière réponse. Il me reproche également d’avoir contacté plusieurs personnes et m’informe que la société ne souhaite plus poursuivre la collaboration avec moi.



Aujourd’hui, 29 septembre, je n’ai toujours reçu aucun paiement, alors que j’ai avancé ces frais en tant qu’indépendante depuis près d’un mois.



Je dispose de tous les échanges, captures, justificatifs et preuves des différents engagements de paiement.



Je souhaiterais avoir votre avis sur mes recours : est-ce qu’une société peut simplement invoquer sa « procédure administrative » sans donner de délai, alors qu’elle reconnaît par écrit ne pas refuser le paiement ? Puis-je envoyer une mise en demeure pour les 484 € reconnus, tout en réservant mes droits concernant les 374 € supplémentaires correspondant à mes frais réels ? Et quelle serait la bonne procédure compte tenu du fait que la société est espagnole et que je suis une indépendante française ?



Merci pour vos avis.