A la clôture de chaque exercice et préalablement à la tenue de l'assemblée générale annuelle, conformément aux dispositions de l’article L. 232-1 du Code de commerce, le gérant doit établir les documents sociaux suivants :
- un inventaire ;
- les comptes annuels (comprenant le bilan, le compte de résultat et l'annexe) ;
- le rapport de gestion.
A défaut d'établissement de ces documents sociaux, l'article L. 241-4 du Code de commerce sanction le gérant défaillant d’une amende de 9.000 euros.
En outre, l’article L. 223-26 du Code de commerce contraint le gérant de communiquer aux associés, les documents sociaux, le texte des résolutions proposées et le rapport du commissaire aux comptes le cas échéant.
L'ensemble de ces documents doivent être communiqué à chaque associé au moins quinze jours avant la date de l'assemblée générale annuelle sauf l'inventaire qui doit seulement être mis à disposition des associés dans le même délai.
A défaut, chaque associé peut obtenir, en référé, de la part du président du tribunal de commerce qu’il enjoigne au gérant de procéder à cette communication sous astreinte ou qu’un mandataire soit désigné à cet effet.
Suite à la communication de ces documents, chaque associé a la possibilité de poser des questions écrites auxquelles le gérant devra répondre au cours de l'assemblée générale.
L'assemblée générale ordinaire des associés suppose que le gérant envoie une convocation à chaque associé par lettre recommandée, au moins quinze jours avant la date de la réunion.
A défaut, de réunion de l'assemblée dans les délais légaux, le gérant encourt une peine de six mois d'emprisonnement et/ou une amende de 9.000 euros en application des dispositions de l’article L. 241-5 du Code de commerce, sauf à obtenir une prolongation du délai auprès du président du tribunal de commerce.
Lors de l'assemblée annuelle, les associés auront à se prononcer notamment sur :
- l'approbation, le rejet ou le redressement des comptes ;
- la distribution éventuelle des dividendes et les modalités de leur mise en paiement ou le report à nouveau des bénéfices réalisés durant l’exercice écoulé ;
- le quitus du gérant pour l'accomplissement de son mandat ;
- la ratification des conventions passées entre la société et l'un de ses gérants ou associés,
- toute autre décision relevant de la compétence de l'assemblée générale ordinaire des associés.
Une fois que les comptes sont approuvés, le gérant devra déposer auprès du greffe du tribunal de commerce dans un délai d'un mois maximum :
- les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ;
- le rapport de gestion ;
- la proposition d'affectation du résultat soumise à l'assemblée ;
- la résolution votée d'affectation du résultat ;
- le rapport du commissaire aux comptes s'il en existe un ;
- le cas échéant, les comptes consolidés et le rapport sur la gestion du groupe.
Le fait de ne pas satisfaire aux obligations de dépôt est désormais sanctionné par une amende de 1.500 euros ou de 3.000 euros en cas de récidive en application de l’article R. 247-3 du Code de commerce.
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Anthony Bem
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