LE SYNDIC , LE QUITUS ET L'APPROBATION DE COMPTE

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Le syndic est le mandataire du syndicat en ce qu’il gère les affaires de ce dernier. Sa gestion est étendue, car elles englobent notamment la sécurité des personnes présentent dans la copropriété. Le syndicat est composé de l’ensemble des copropriétaires. Il en découle entre autre de ces fonctions, l’obligation de rendre compte au syndicat, engageant ainsi sa responsabilité en cas mauvaise gestion. Il a un statut légal est contractuel . La principale obligation du syndic est l’approbation de sa gestion par le syndicat, sanctionnée par une éventuelle révocation. La particularité dans ce régime, est l’attribution du quitus. Nous verrons en premier lieu l’approbation des comptes, puis dans un second lieu, le quitus.

Le syndic est le mandataire du syndicat en ce qu’il gère les affaires de ce dernier. Sa gestion est éten

LE SYNDIC , LE QUITUS ET L'APPROBATION DE COMPTE

I-                   L’APPROBATION  DES COMPTES :

L’assemblée générale est la seule habilitée à approuver les comptes.

Convoquée par  le syndic, elle doit statuer dans des conditions régulières et voter à la     majorité.

Le syndic est soumis à une grande transparence comptable.

 Il est obligé de communiquer les pièces justificatives, non seulement de sa gestion, mais aussi de ses diverses tâches qu’il a accomplies durant son mandat[1].

Un copropriétaire peut demander au juge d’enjoindre au syndic de consulter les pièces justificativesavant l’assemblée générale. Néanmoins, si ses motifs ne sont pas réels et sérieuses, le syndic est en droit de demander réparation, ce qui l’expose à payer des dommages et intérêts.

Précisons que le syndic rend uniquement compte au syndicat et non à chaque copropriétaire.

Le conseil syndical contrôle également la gestion du syndic. Il vérifie les comptes afin d’éclairer les copropriétaires, lors de l’assemblée générale. Il reçoit sur sa demande tous les documents intéressant le syndicat.

S’il ne s’estime pas suffisamment informé par le syndic ou le conseil syndical, il peut se faire assister par un expert-comptable.

L’approbation emporte d’une part, ratification des actes accomplis par le syndic, y compris ceux, soumis à une autorisation préalable du syndicat.

D’autre part, elle rend les comptes définitivement opposables à tous les copropriétaires. On ne peut réviser ultérieurement les comptes, sauf si un recours en nullité[2], en abus de droit ou de majorité dans un délai de deux mois est exercé par les copropriétaires. La révision peut aussi s’effectuer en cas d’inexactitude ou d’erreur matérielle[3]. Ce recours n’a pas d’effet suspensif.

Ce qui implique qu’ils doivent régler leurs quote parts de charges communes sans délai.

L’assemblée peut approuver les comptes sous réserve de l’avis du conseil syndical.

Dans ce cas, comme pour la situation précédente, une nouvelle délibération statuant sur l’avis donné par le conseil syndical est nécessaire pour l’approbation des comptes.

Elle peut aussi refuser l’approbation, cela empêche la délivrance du quitus, et oblige à présenter de nouveaux comptes pour que l’assemblée clôture le budget de la propriété.

Un refus d’approuver sans motif sérieux engage la responsabilité du syndicat envers le syndic.

L’approbation concerne la gestion financière stricto sensu et non les fautes qu’il aurait pu commettre en raison de l’exercice de son mandat ceci s’apprécie lors du quitus.

En même temps que l’assemblée se prononce sur l’approbation, le syndic doit demander le quitus pour l’ensemble de sa mission. Les deux sont indépendants car leur objets sont différents, ils ne sont pas indivisibles. Par exemple, l’assemblée peut approuver les comptes mais refuser de délivrer le quitus.

I-                   LE QUITUS [1]:

 

C’est l’acte par lequel le syndic, en rendant compte, s’acquitte de sa mission et par conséquent, le décharge de toutes responsabilités dans le domaine comptable et financier et dans les domaines où il est intervenu.

L’assemblée vote à la majorité. Elle peut donner un quitus global, restreint à certains aspects de la gestion, ou l’assortir de réserves dans ces cas l’effet est limité.

Elle peut refuser le quitus si elle estime que le syndic n’a pas rempli correctement sa mission. La limite est le caractère non abusif du refus. De plus elle ne vaut révocation. Celle-ci doit être décidée expressément à la majorité[2].

Un copropriétaire peut exercer un recours en nullité dans un délai de deux mois ; en apportant la preuve d’une faute[3]. Le syndic sera responsable envers lui et non envers le syndicat.

Ses effets :

-Il vaut ratification de tous les actes accomplis par le syndic même ceux qu’il a pris en excédant ces pouvoirs.

-Il déresponsabilise le syndic de tous les actes pris lors de son mandat, et portés à la connaissance de l’assemblée.

L’absence de quitus n’emporte aucunes conséquences si le syndic a bien géré, mais dans la pratique il a intérêt de l’obtenir pour être à l’abri de contestations futures.

Nous pouvons préciser que la délivrance du quitus n’empêche pas la mise en cause de sa responsabilité. En effet, si l’assemblée n’a pas eu connaissance des négligences ou n’a pas pu  apprécier ses conséquences, dû à un manque d’information du syndic, le quitus n’a pas valeur de ratification.

L’absence de transparence de la gestion du syndic est ici sanctionnée.

 Puisque le quitus est obtenu par une erreur provoquée par le syndic, ce qui correspond à un vice du consentement.

En cas de démission brusquée ou de révocation (passation de pouvoirs sans concertation) Le nouveau syndic doit liquider la gestion passée, avant de mettre en place la sienne.

Pour que la responsabilité de l’ancien syndic soit engagée s’il a commis des fautes de gestion. Il peut aussi contraindre l’ancien syndic à lui remettre l’ensemble des fonds, des documents et  archives dans des délais déterminés.

Pour finir notons que d’une part, la responsabilité directe du syndicat peut être engagé par des tiers ou des copropriétaires ; bien que la faute est imputable au syndic. C’est l’effet d’un contrat de mandat, mais dans ce cas le syndicat peut exercer une action récursoire ou en garantie. 

D’autre part, le syndicat est le syndic doivent avoir des comptes bancaire ou postale différents. Le syndic est chargé de soumettre au vote lors de sa première nomination la décision d’ouvrir un compte bancaire séparé.

En tout état de cause,l'approbation des comptes et le quitus doivent faire l'objet d'une résolution séparée.

La Cour de Cassation rappelle que l'assemblée ne peut se prononcer par un vote unique sur des questions différentes, même lorsqu'elles relèvent de la même majorité .

Je me tiens à votre disposition pour tous renseignements complémentaires.

Maître Joan DRAY


[1] Article 1993 du code civil donne sa définition.

[2] Article 24 de la loi.

[3] Article 1382 et 1383 du code civil le recours se fonde sur la responsabilité délictuelle et non contractuelle.


[1] Article 11 du décrêt.

[2] Article 42 alinéa 2 de la loi

[3] Article 1269 du nouveau code de procédure civile.

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Joan DRAY

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1 Publié par Visiteur
27/08/2010 18:39

Bonjour
je suis le seul a ne pas avoir donné quituscar je suis quelquepeu documenté,retraite oblige puis engager la rsponsabilitédu syndic? A tors ou à raison un copropriétaireuylise letoit il y a même donné des reception or il a prétexté un défaut d'étanchéitépourrefaire dsur le compte d'autruil'embillissement au quel l avait procédé mais le syndic n'a fait aucune diligence pour connaître l'origine des desordres,technique ou mauvaise utilisation.
N'ayant pasdonne quitus puis je engager sa responsablité?
Sentiments déférents

2 Publié par Visiteur
03/10/2011 22:37

Bonjour,
Président d'un Conseil Syndical,
Lors de notre dernière A.G. nous n'avons pas approuvé les comptes et donné quitus au Syndic.
Ce dernier accepte de rectifier les opérations contestées sur l'exercice suivant mais se refuse une nouvelle présentation des comptes en A.G.
Comment le contraindre à cette obligation ?

Merci

3 Publié par Visiteur
22/03/2012 12:48

Bonjour,

Un copropriétaire n'a pas besoin de demander une injonction pour consulter les pièces justificatives. l'Article 18-1 de la loi du Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 spécifie que:

Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété, notamment les factures, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, sont tenues à la disposition de tous les copropriétaires par le syndic au moins un jour ouvré, selon des modalités définies par l'assemblée générale. Celle-ci peut décider que la consultation aura lieu un jour où le syndic reçoit le conseil syndical pour examiner les pièces mentionnées ci-dessus, tout copropriétaire pouvant alors se joindre au conseil syndical ; toutefois, tout copropriétaire ayant manifesté son opposition à cette procédure lors de l'assemblée générale pourra consulter individuellement les pièces le même jour.
Par ailleurs, aucune obligation n'est faite au syndic de demander quitus. Par conséquent, aucune obligation n'est faite à l'assemblée générale d'en justifier le refus. On peut dire simplement dans le PV, ce qui est de la pure logique:
- que l'assemblée ne pourra jamais avoir la certitude qu'elle a été informée de la totalité des actes de gestion du syndic.
- que les copropriétaires n'ont pas les compétences nécessaires pour apprécier la portée juridique de chaque acte du syndic porté à leur connaissance.
Et que par conséquent il y va de l'intérêt du syndicat de ne pas donner quitus.
En effet, une fois le quitus donné, si le syndicat veut se retourner contre le syndic, il devra au préalable engager une procédure pour prouver que les actes qu'il reproche au syndic lui ont été délibérément cachés. Donc engager deux procédures (une pour remettre en cause le quitus, puis, si elle est gagnée, une pour les actes reprochés au syndic)au lieu d'une. Si le syndicat a été mis au courant, mais qu'il n'a pas été capable de comprendre l'information donnée,(combien de copropriétaires sont capables de comprendre les annexes comptables?) ce sera tant pis pour lui.
En ce qui concerne le compte séparé, si l'assemblée générale en dispense le syndic, la dispense doit avoir une durée précise, faute de quoi elle est caduque (ce qui est somme toute logique). Et donc être remise à l'ordre du jour dès qu'expirée, et pas seulement à la première AG tenue par le Syndic. Il est donc conseillé de la limiter à la durée du mandat voté.
Lors du changement de syndic, le fait pour le l'ancien syndic de transmettre les archives du syndicat au nouveau syndic est une obligation.(article 18-2 de la loi citée plus haut) Le nouveau syndic n'a donc à aller en justice pour ce faire que si l'ancien syndic n'a pas respecté cette obligation.Et il n'a pas besoin de l'accord de l'assemblée générale pour faire cette démarche.

4 Publié par DRAY
22/03/2012 12:51

Vous avez raison mais il peut arriver que certains syndics refusent de communiquer des pièces! Dans ce cas un copropriétaire peut demander a un juge une injonction qui sera accompagnée dune astreinte. M dray

5 Publié par Visiteur
22/03/2012 20:00

Certes, mais de la façon dont vous avez formulé la chose,on pourrait croire que l'injonction est la seule possibilité.
Par ailleurs, si un copro ne peut pas se rendre au cabinet dans la période prévue par l'AG,que le syndic n'est pas arrangeant et refuse un autre RV, le mieux est qu'il demande au conseil syndical de demander copie des pièces. Car le conseil a, lui, le droit d'avoir copie de toute pièce, sans aucune restriction et à tout moment. Si cette deuxième solution ne marche pas non plus, le copro peut demander à voir les pièces durant l'AG, et faire consigner au PV un éventuel refus.
Bref, l'injonction peut être utile, mais il y a quand même pas mal de choses à essayer avant d'en arriver à cette solution. D'autant que si l'injonction est la seule et unique démarche du copropriétaire, le juge risque de pas apprécier.
Alors que si le copro a essayé toutes les autres solutions, sans succès, la réponse du juge sera plus que probablement simple: le syndic gère l'argent du syndicat, pas le sien, il est donc normal qu'un copropriétaire puisse vérifier par lui même ce qui est fait des charges qu'il verse, ça n'a pas à être justifié.

6 Publié par Visiteur
22/03/2012 20:18

Juste une précision: si le copro veut absolument les pièces avant l'AG, de façon à pouvoir les étudier ou les faire étudier sereinement, ce qui est souvent une excellente idée, le mieux est de tâter le terrain avant même d'avoir reçu la convocation (tenter de prendre un RV avec le syndic,contacter le conseil syndical)de façon à pouvoir effectivement obtenir le cas échéant une injonction AVAnt l'AG..
Enfin,si la loi prévoit un minimum d'un jour ouvré pour la consultation des pièces , rien n'empêche l'AG d'exiger une période plus longue.

7 Publié par Volute
04/06/2012 23:03

Lorsque l'assemblée générale statue sur une résolution d'augmentation individuelle des charges locatives d'une personne ayant une profession libérale, le syndic ou syndicat doit t'il obligatoirement informer le locataire que la résolution le concernant a été acceptée à l'unanimité (C'est pour les delais de recours)
Doit t'il dissimuler le mode de vote représentant le nombre de voix pour, contre et abstention.
Cordialement

8 Publié par Visiteur
26/12/2012 13:02

Bonjour,
Nous sommes en décembre 2012 et j'aimerai savoir si la réglementation concernant le quitus au syndic est toujours la même.
je souhaite supprimer cette résolution à la prochaine assemblée de ma copropriété en mars 2013, mais je ne voudrai pas me tromper, qui peu m'aider.
Merci beaucoup
AMN

9 Publié par Visiteur
19/05/2013 20:33

Bonjour, l'article donne l'impression que le quitus est une figure imposé et cela est parfaitement trompeur. L'ARC le rappelle en permanence dans ses formations du reste. Le quitus n'est prévu par aucun des textes régissant l'organisation de la copro (loi de 65, décret de 67). Il est parfaitement faux d'écrire que le syndic "doit" demander le quitus. En réalité, le syndicat devrait se protéger en n'accordant JAMAIS le quitus à son syndic, à moins, ce qui est extrêmement rare, que le syndic soit en mesure de produire un rapport d'activité très détaillé de l'exercice, et que les comptes aient été validés par un expert comptable ou CAC. Sérieusement, comment et pourquoi une assemblée de non-professionnel n'ayant que très partiellement accès au documents (en pratique) pourrait-elle fournir un avis aussi définitif et engageant qu'un quitus ? Evidemment, les syndics essaient de faire passer ce quitus par la douceur ou la force. Un bon syndic n'en n'a pas besoin. Le Conseil Syndical qui prépare l'ordre du jour de l'AG, peut conseiller au syndic de ne pas porter le vote du quitus à l'ordre du jour, afin d'éviter un vote négatif en AG. Et cela tout en expliquant qu'il ne s'agit pas d'une action contre le syndic personnellement, mais simplement de la seule attitude raisonnable à avoir face à cette question par nature pas très honnête qu'est le quitus. Bien à vous

10 Publié par Visiteur
19/05/2013 20:34

A part cela, excellent blog, très précis et informatif, vraiment utile. Merci beaucoup maître!

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